Wie is verantwoordelijk voor apparatuur en materialen tussen levering en montage?

De apparatuur is geleverd en de montage begint over drie maanden. Tot die tijd staan de onderdelen in een hal waar ook wordt gebouwd, geslepen en geboord, of op het terrein onder een zeil. Een beschermkap gaat eraf om een aansluiting te bekijken, een leiding ligt met een open uiteinde op een pallet en bij het verplaatsen raakt een verpakking beschadigd. Geen van die handelingen is op zichzelf onredelijk, maar samen veranderen ze de conditie van de apparatuur.

In engineeringprojecten gaat veel aandacht naar specificaties, ontwerp en de FAT bij de leverancier. Wat daar is goedgekeurd, is bij installatie echter niet vanzelf nog in dezelfde staat. De periode daartussen valt vaak tussen de verantwoordelijkheden van engineering, magazijn, aannemer en leverancier in. Afspraken daarover moeten dus vooraf worden gemaakt. QA hoeft die afspraken niet zelf te maken, maar kan er wel op toezien dat ze er komen. In deze blog beschrijf ik wat er in die periode mis kan gaan en welke rol QA daarin kan spelen.

Wat je bij montage niet meer ziet

Wat er tijdens drie maanden opslag met apparatuur gebeurt, is bij montage lang niet altijd zichtbaar. Een beschadigde verpakking of een ontbrekende dop valt op, maar de gevolgen daarvan vaak niet. Slijpstof van koolstofstaal dat op RVS terechtkomt, ziet er in eerste instantie onschuldig uit. Pas na enige tijd ontstaan roestvlekken, en daaronder kan de passieve laag lokaal zijn aangetast, met kans op putcorrosie op een productcontactoppervlak. Water dat na condensatie in een afgesloten deel of dode hoek achterblijft, is van buitenaf niet te zien, terwijl het daar microbiële groei kan veroorzaken. Bevat dat water chloriden, dan kan ook RVS lokaal worden aangetast.

Ook veroudering en verwisseling zijn bij montage vaak niet te zien. Pakkingen en membranen die maanden aan licht, warmte of ozon zijn blootgesteld, kunnen bij montage nog intact lijken en pas later verharden of scheuren. Pakkingen van verschillende materialen zijn vaak moeilijk van elkaar te onderscheiden zodra het label is verdwenen. Droogmiddelzakjes, doppen of stukjes folie die bij het uitpakken in een leiding achterblijven, worden mogelijk pas opgemerkt als vreemd voorwerp in het product. Een inspectie vóór montage vangt dus niet alles op. Je moet ook weten wat er tijdens de opslag met de apparatuur is gebeurd.

Buitenopslag, ook van bouwmaterialen

Wat buiten staat, krijgt te maken met regen, vorst, zon, vogels en ongedierte. Leidingen met open uiteinden verzamelen water, bladeren of nestmateriaal, en wat direct op de grond staat, neemt zand en modder mee naar binnen.

Dat geldt ook voor bouwmaterialen die later deel uitmaken van een hygiënische omgeving. Nat isolatiemateriaal droogt na montage slecht en kan corrosie onder de isolatie of schimmelgroei veroorzaken, en beschermfolie op wand- en plafondpanelen kan in de zon vastbakken en lijmresten achterlaten.

Luchtkanalen worden vaak in delen aangevoerd en tot de montage buiten opgeslagen. Kanaaldelen zonder afgedichte uiteinden kunnen water, stof, insecten of nestmateriaal verzamelen, terwijl de binnenzijde na montage lastig te inspecteren en te reinigen is.

Wat er tijdens opslag in een kanaal terechtkomt, kan later met de luchtstroom in de productieruimte worden verspreid, en vocht in inwendige isolatie of geluidsdemping kan tot microbiële groei leiden. Omdat bouwmaterialen en luchtkanalen meestal onder de verantwoordelijkheid van de aannemer en de installateur vallen, horen ook zij in de afspraken te worden meegenomen.

Nieuw is niet per definitie schoon

Nieuwe apparatuur komt niet altijd in productieklare staat van de leverancier. Er kunnen nog resten op zitten van snij- en smeerolie, polijstpasta, conserveringsmiddelen of lijm van beschermfolie. Vóór ingebruikname is daarom een initiële reiniging nodig, vaak in de vorm van ontvetten.

Welke methode past, hangt af van het maakproces en de materialen. Het voorschrift daarvoor kun je het beste al bij de bestelling of de FAT opvragen.

Documentatie die met de levering meekomt

Bij geleverde apparatuur en materialen hoort vaak documentatie, zoals materiaalcertificaten, conformiteitsverklaringen voor voedselcontact en installatie- en onderhoudsvoorschriften. Die documenten zitten regelmatig in of aan de verpakking en komen dan terecht bij degene die het onderdeel uitpakt, wat niet altijd degene is die ze nodig heeft.

Als niet is afgesproken wie de documentatie verzamelt en waar ze wordt bewaard, raakt ze gemakkelijk zoek, terwijl ze later nodig is voor de kwalificatie en het technisch dossier.

Bij materiaalcertificaten speelt daarnaast de herleidbaarheid. Een certificaat dat wel aanwezig is, maar niet meer aan een specifieke buis, plaat of component te koppelen is, heeft beperkte waarde. In de afspraken over ontvangst hoort dus ook te staan hoe documentatie wordt verzameld, aan de juiste onderdelen wordt gekoppeld en wordt bewaard.

Installatiedelen in de mottenballen

Bestaande installatiedelen die maanden buiten gebruik staan en later worden hergebruikt, hebben een ander risicoprofiel. In leidingen, tanks of pompen kan nog product zitten, en productresten vormen een voedingsbodem voor micro-organismen. Ze kunnen leiden tot biofilm, geur en corrosie, en trekken ongedierte aan.

Veel hangt af van wat er gebeurt wanneer ze buiten gebruik worden gesteld. Wat dan direct wordt geleegd, gereinigd en gedroogd, is later relatief eenvoudig weer in orde te brengen, terwijl ingedroogde resten veel lastiger te verwijderen zijn en blijvende aantasting kunnen achterlaten. Wordt daarbij ook vastgelegd wat erin heeft gezeten, dan is bij hergebruik bekend met welk product en welke allergenen het installatiedeel in contact is geweest.

Wat QA hierin kan doen

De meeste maatregelen in deze blog worden niet door QA zelf uitgevoerd. Opslag, afdekken en verplaatsen liggen bij magazijn, aannemer en installateur, en de initiële reiniging vaak bij de leverancier of een gespecialiseerde partij. QA ziet erop toe dat er vooraf afspraken worden gemaakt, dat deze periode in het project een eigenaar heeft en dat de afspraken toetsbaar zijn.

In de praktijk betekent dat dat QA nagaat of in het projectplan is vastgelegd welke eisen aan ontvangst, opslag en bescherming worden gesteld en wie daarvoor verantwoordelijk is. Bij hergebruikte installatiedelen hoort daar de vraag bij in welke staat ze buiten gebruik zijn gesteld en wat erin heeft gezeten. Ook de vraag of de bijbehorende documentatie compleet is en aan de juiste onderdelen kan worden gekoppeld, hoort bij dat toezicht.

Tot slot

"Die reinigen we straks wel" is als afspraak onvoldoende. Reinigen werkt alleen als je weet welke vervuiling je kunt verwachten, en beschadigingen of beginnende corrosie los je er niet mee op. Neem het toezien op afspraken over ontvangst, opslag, bescherming en initiële reiniging daarom op in het QA-werkpakket, voor nieuwe én hergebruikte installatiedelen.

Zorg dat vastligt wie verantwoordelijk is, ook wanneer onderdelen door verschillende partijen worden verplaatst of uitgepakt.